ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S

MANUAL DE POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

RAZON SOCIAL:                      ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S

NIT:                                            901.400.453-8

DOMICILIO:                              Calle 93A #13-24 Piso 5 Edificio QBO Bogotá

TELEFONO:                               3177096817

CORREO ELETRONICO:         info@transformandotunegocio.com

PAGINA WEB:                         http://www.transformandotunegocio.com/    

 

  1. INTRODUCCIÓN.

La sociedad ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S reconoce el valor y la importancia que tiene la información, considera como un activo de un inmenso valor. En estricto sentido con lo anterior, es necesario que la compañía establezca un marco en el cual se asegure que la información a la cual tiene acceso la compañía en razón a desarrollo de su objeto social, sea protegida de una manera adecuada independientemente de la forma en la que ésta sea recolectada, manejada, procesada, tratada, transportada o almacenada.

El presente documento describe las políticas y normas de seguridad de la información definidas por ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S. Para la elaboración del mismo, se toman con base a la normatividad legal vigente, y su aplicación obedece a la necesidad que un mundo tecnificado requiere de proteger la información que cualquier ente económico tiene en su poder. La seguridad de la información es una prioridad y una obligación legal para ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S y por tanto es responsabilidad de todos sus empleados y colaboradores, velar por que no se realicen actividades que contradigan la esencia y el espíritu de cada una de estas políticas.

  1.  

El objetivo de este documento es establecer las políticas y medidas en seguridad de la información de ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, con el fin de regular y orientar la gestión de la seguridad de la información al interior de la compañía.

  1.  

Las políticas de seguridad de la información cubren todos los aspectos administrativos y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios y terceros que laboren o tengan relación con ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, para conseguir un adecuado y optimo nivel de protección de la información almacenada y/o recolectada por la compañía, o a la cual tenga acceso en virtud del desarrollo de su objeto social.

  1.  

Para los efectos de aplicación de la presente política, así como de la normatividad legal vigente, se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dado que ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S maneja y realiza directamente el tratamiento de los datos personales que recolecta, cumplirá las veces de ENCARGADO y RESPONSABLES DEL TRATMIENTO de todos los datos personales a su cargo.   

  1. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

 

ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S hará uso de los datos personales que recolecte y almacene, únicamente con las siguientes finalidades:

 

  1. Desarrollar la relación contractual y profesional existente con sus clientes, proveedores y empleados
  2. Proveer en forma responsables los servicios requeridos por sus clientes.
  3. Llevar a cabo el proceso de selección y vinculación laboral de sus trabajadores.
  4. Para llevar a cabo el pago de sus obligaciones contractuales, y hacer las verificaciones que la ley le ordene respecto de las mismas.

Los datos personales que sean recolectados por ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, serán utilizados única y exclusivamente para los fines antes indicados, de manera tal que la compañía no podrá cederlos, trasmitirlos o divulgarlos, salvo que exista una autorización expresa por parte del titular o sean solicitados por alguna autoridad Administrativa o Judicial en ejercicio de sus funciones.          

  1. RECOLECCIÓN, ALMACENAMIENTO Y CIRCULACIÓN.

La recolección de datos personales por parte de ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S se hará directamente con sus clientes, proveedores y empleados, y no tendrá una finalidad distinta que la enunciada en el numeral anterior del presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales. Los datos personales serán recolectados en forma escrita, mediante correos electrónicos, llamadas telefónicas o video llamadas, mensajes de texto y en general por cualquier medio de comunicación mediante el cual los titulares suministren sus datos personales. En evento en que se recolecten datos sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento. 

Los datos personales recolectados por ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S serán almacenados en su domicilio, bajo los más altos protocolos de seguridad, garantizando con ello la mayor seguridad y protección de la información y su circulación se limitará única y exclusivamente a las finalidades previstas para los mismos al interior de la compañía.        

  1. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El tratamiento de datos personales en ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S estará orientado en forma armónica e integral, por los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere el presente Manual, es una actividad reglada que debe sujetarse en todo a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios, y demás normas concordantes o complementarias.
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual tendrá que ser informada al Titular.
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento deberá garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales vigentes, la Constitución y el presente Manual. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 y el presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos del presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales.

 

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre el tratamiento de datos personales, o aquellas que las modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO haya determinado que en el ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DEBERES DE ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S como Responsables y encargado del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en las disposiciones legales vigentes y en las demás que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, cuando a ello hubiere lugar.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley y en el presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
  6. Utilizar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley y en el presente Manual.
  7. Respetar y velar por el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y en el presente Manual.
  9. Registrar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  10. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  11. Informar a la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO o quien haga sus veces como autoridad de protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
  13. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  14. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012 y en el presente Manual.
  15. Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley 1581 de 2012.
  16. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.
  18. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley 1581 de 2012 y en el presente Manual.
  19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  1. AUTORIZACION DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

Al momento de efectuar la recolección de datos personales, o con anterioridad, ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y posterior tratamiento, indicando claramente la finalidad para la cual se solicitan los datos, para lo cual se utilizarán los medios técnicos automatizados, escritos, orales y/o por la conducta inequívoca del titular, los cuales deberán permitir conservarse como pruebas y o medios de consulta de dicha autorización.

Dada la naturaleza de la labor desarrollada por ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, en muchas ocasiones las autorizaciones por parte de los titulares de datos personales serán por conducta inequívoca del mismo, es decir aquellas que no admiten duda o equivocación y que permiten concluir en forma razonable que otorgó la autorización. 

  1. PRESENTACION DE PETICIONES y/o CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS.

Los titulares de datos personales, en cualquier momento podrán presentar peticiones y/o consultas, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, tales como conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización concedida a ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, así como sobre cualquier eventual violación al régimen de protección de datos.

  • Tiempos de Respuesta.

Los tiempos de respuesta para las anteriores solicitudes, serán los siguientes:

  1. Consultas, peticiones y quejas: La consulta, petición o queja será atendida por parte de ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando por alguna causa justificada le empresa no pueda atender la solicitud dentro de dicho termino, deberá informar al titular los motivos de la demora y le indicará la fecha en atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  2. Reclamos: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S, con la identificación de los hechos que dieron lugar al reclamo, la dirección, y acompañados de los documentos que sirvan como prueba del mismo. Si el reclamo llegare a resultar incompleto, se le solicitará al interesado para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, subsane las fallas o complete la información que pueda faltar. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Canales de atención.

ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S dispondrá de los siguientes canales de atención para atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos que se presenten en relación con el tratamiento de datos personales:

  1. Presencial: En nuestras oficinas ubicadas en la Calle 93A #13-24 Piso 5 Edificio QBO Bogotá
  2. Telefónico: A la línea telefónica 3177096817 – Cajicá.
  3. Correo Electrónico: A nuestro correo electrónico info@transformandotunegocio.com

 

  • Área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos.

El área jurídica de ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S será la responsable y encargada de atender las distintas peticiones, consultas, quejas y reclamos que puedan llegar a presentar los titulares de los datos personales tratados por la compañía.

  1.  

El presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 01 de noviembre de 2016. Las bases de datos tratadas por ALLIANCE CREATIVE HOUSE S.A.S tendrán un periodo de vigencia igual que corresponderán a la finalidad para la cual fueron autorizadas o en su defecto diez (10) años. 

      JONATHAN STEVEN AGUILAR MENDEZ                       

      C.C No. 1.012.420.781

      Representante Legal              

      ALLIANCE CREATIVE HOUSE SAS      

      NIT: 900.248.787-8